Автор Тема: Тълкуване на задължителното по ИСО 9001 "Управление на документите"  (Прочетена 9181 пъти)

European

  • Jr. Member
  • **
  • Публикации: 89
    • Профил
За да следим актуалността на документи и бланки, нужно ли е да имат версия (от определена дата), страници от общ брой страници и някакъв индекс (съкратено означение) на всеки един документ в една система за управление по изискванията на някой европейски стандарт? Моля Ви за вашите компетентни отговори?

dimbodi

  • Trusted Users
  • Full Member
  • ****
  • Публикации: 135
    • ICQ Messenger - 273997636
    • Профил
    • Ел. поща
Желателно е при разработването на документацията на СУК да се съблюдава стандарта ISO/TR 10013 "Ръководство за документирането на СУК"
В наго в т. 4.7 Формуляри е записано " Ф-те трябва да съдържат заглавие, идентификационен номер, ниво на пререзглеждане и дата на преразглеждане. Ф-те трябва да бъдат цитирани или приложени в Наръчника по качеството, документираните процедури или инструкции по качеството"
Аз лично прилагам формулярите към процедурите и ги обозначавам "ФК 4.2.3-1-1", т.е първи формуляр към първа процедура на т. 4.2.3 от стандарта, съответно има издание и изменение.
Надявам се да съм бил полезен

European

  • Jr. Member
  • **
  • Публикации: 89
    • Профил
Dimbodi-благодарен съм ти за отговора-бях го позабравил този стандарт.

Анонимен

  • Гост
защо няма емотикони тук - много интересно ще стане

Анонимен

  • Гост
"ФК 4.2.3-1-1", т.е първи формуляр към първа процедура на т. 4.2.3 от стандарта
Съображение
Всеки формуляр си има и някакво име (заглавие), което представлява негов уникален идентификатор. Когато му се присвои и някакъв номер, т.е. втори уникален идентификатор, се създават две паралелни системи за маркиране на документи с уникални идентификатори. Оттук логично следва и необходимостта за тяхното поддържане, респ. синхронизиране. Освен това е възможно един и същ формуляр да се използва в повече от една процедури. Тогава какъв номер ще му се присвои? Дали не се изпада в крайност като се маркират формулярите (както и всички останали документи) с два уникални идентификатора? Защо е необходимо да се привързва един документ, какъвто и да е той, към определена точка от стандарта? Изобщо защо документациите на СУК масово се структурират, а и номерират по точките на стандарта? Естествената структура на една документация не съвпада със структурата на стандарта ISO 9001. Дали всичко товоа не се прави заради одиторите, на които беше лесно да проверяват системи по старата редакция на стандарта от 1994 г.?
Само повод за размисъл.

dimbodi

  • Trusted Users
  • Full Member
  • ****
  • Публикации: 135
    • ICQ Messenger - 273997636
    • Профил
    • Ел. поща
Съглаен съм с гореизказаното. Аз също съм решил За следващата система да идентифицирам процедурите с поредни номера от 1 до n . Проблем ще е обаче ако искаш да вмъкнеш нова процедура към някой раздел. Ако обучение ти е ПК 4 от общо 13 процедури и искам да пусна нова процедура (Оценка ефективността от обучеията) как да я номерирам (ПК 41 може би) или ПК 14 и ще стане каша. И аз съм на мнение, че на персонала им е трудно и неудобно да рработят с точките от стандарта.

San Antonio

  • Global Moderator
  • Full Member
  • *****
  • Публикации: 237
    • Профил
Съглаен съм с гореизказаното
Аз съм горният Анонимен.
Ще ти кажа какво правя аз, а пък ти си реши дали ти върши работа на теб. Избрал съм следната структура на документацията:
1. НУК, който не препраща, а съдържа самите процедури, т.е. няма отделен наръчник, в който не се съдържат процедури а препратки към тях.
2. НУК е разделен на раздели. Например:
- Раздел А - указатели, речници, индекси и всякакъв необходим за предприятието справочен материал.
- Раздел Б - отговорности на ръководството, управление на документи, записи и данни (!), Коригиращи и превантивни мерки (!), Планиране
- Раздел В - Управление на ресурсите
- Раздел Г - Реализиране на продекта (най-общо казано)
- Раздел Д - Измерване, анализ, подобряване
Всеки раздел се състои от необходимите за раздела и за предприятието глави. Всяка глава съдържа по един или няколко процеса - въпрос на избор. Накрая в главата има списък със съпътстващите документи. След това като приложение към главата се появяват образци от формулярите. Ако има нужда от РИ към главата - те се пишат отделно и могат да бъдат част от наръчника, ако са малко, или да се изнесат в отделен том. Номерирането на главите се прави например така: Раздел В, Глава В-02 Управление на персонала. Това ми дава възможност да добавям и отстранявам когато и каквото си искам. (А, забравих - в главите има точки, подточки, букви, тирета и всякакви форми на членение. Главата си има и съдържание.)
Основно правило: НУК започва със Съдържание - Глава А-01, което съдържа поименно всеки раздел, глава, номер и дата на редакцията на всяка глава. Актуалното Съдържаниеима дата и се подписва от издателите - обикновено ПВР и Шефа. По този начин се въвеждат в действие целият наръчник, сир. всички процедури, формуляри и инструкции и това прави излишно преподписването на всяка инструкция, процедура или формуляр. При редактиране на глава се преиздава цялата глава, преиздава се и Съдържанието на НУК като съответно се коригират датите и номерата на редакциите на редактираната глава и на съдържанието.
Моята практика показва, че тази технология е удачна и съответства на моя принцип на "разумната достатъчност".
Освен това на всеки лист си върви номерация на страниците - поредни номера в главата/от бр. стр. за главата; заглавието на главата; фирмата на предприятието, ревизия №, дата на ревизията и, за удобство, името на файла - изобщо всички необходими, които да идентифицират всеки лист и да покажат, че документите се управляват. Не задължително на всеки лист да има подпис на шефа, за да се доказва, че документът е разрешен за използване.
На твоя конкретен въпрос за ПК4, респ. ПК 41.
При мен това би била напр. Глава В-04 "Обучение" (вж. по-горе за разделите). Тогава бих имал следните 2 възможности:
- да развия главата В-04 с нова процедурата за оценка на ефективността на обучението като продължение на процеса на обучение;
- да добавя нова глава в раздел В. Бих я добавил след последната глава в раздела и това няма да ми обърка по никакъв начин номерацията както в този раздела, така и в другите. След това ще си съставя ново съдържание на НУК по описания по-горе начин - и всичко си е ОК.

Нямам време да го напиша по-кратко и по-подредено. Дано съм бил ясен в изложението.
Gesagt ist noch nicht gehöhrt, gehöhrt ist noch nicht verstanden, verstanden ist noch nicht einverstanden, einverstanden ist noch nicht gemacht.
Konrad Lorenz

Katya

  • Hero Member
  • *****
  • Публикации: 561
    • ICQ Messenger - 36937072
    • Профил
    • Ел. поща
Аз от години не ползвам за идентификация точките от стандарта, но определям правилата в процедурата за управление на документи. Досега не е имало проблем с одитори, както от българия така и от чужбина. Идентификация по т.от стандарта създава проблеми при интегрирана система, както и при миграция към нова версия от стандарт, когата може да има проблеми в структурирането на стандарта.

dimbodi

  • Trusted Users
  • Full Member
  • ****
  • Публикации: 135
    • ICQ Messenger - 273997636
    • Профил
    • Ел. поща
При положение, че фирмата, в която работя в момента има ИСО от 3 години, което е доста объркано направено и документите са идентифицирани с точките от стандарта, а искам да ги олесня като ги "изхвърля".Примерно "ФК/И 4.2.02-01-01" Първи формуляр към първа инструкция към втора процедура към 4.2. и последния да затвори вратата. Мисълта ми е , че не мога да си позволя коренна промяна в организирането на документите. Иначе ми допада твоята система. Нашата сфера на работа изключително много се нуждае от нови и свежи идеи и начини за представяне на изискванията.

San Antonio

  • Global Moderator
  • Full Member
  • *****
  • Публикации: 237
    • Профил
Dimbodi, ако искаш, обади ми се на bkalinov@hotmail.com.
Gesagt ist noch nicht gehöhrt, gehöhrt ist noch nicht verstanden, verstanden ist noch nicht einverstanden, einverstanden ist noch nicht gemacht.
Konrad Lorenz

Katya

  • Hero Member
  • *****
  • Публикации: 561
    • ICQ Messenger - 36937072
    • Профил
    • Ел. поща
Ако не се притесняваш да изратиш процедурата за управление на документи на qmd@mail.bg ще се опитам да рти върна алтернатива до 15.11.06 на съотвтния e-mail.

ozika

  • Гост
Важното е номерацията и означенията на тези бланки да следват някаква обща логика. После е лесно.

nickmmm

  • Newbie
  • *
  • Публикации: 2
    • Профил

nickmmm

  • Newbie
  • *
  • Публикации: 2
    • Профил
eto primer:
grupa 00-zadyljitelni proceduri/napr. "Upravlenie na dokumentite"/
01 - pyrva procedura ot grupata
00 - pyrva/nachalna versiq/ na procedurata
ili se poluchava slwdnoto;
00.01.00

Katya

  • Hero Member
  • *****
  • Публикации: 561
    • ICQ Messenger - 36937072
    • Профил
    • Ел. поща
Ами -за мен е разбраема, проблема в сигнатурата е да е разбираема за  този, който ползва документите -това е и единственото правило при опредлянето и. Аз като УПР и консултант съм ползвала поне 20 абревиатури в зависимост от фирмата и хорат, които ще ползват документите.